Qué cambia con la digitalización de los documentos de control en octubre de 2026

Qué documentos entran en el cambio

La digitalización afecta a dos documentos con finalidades y ámbitos distintos: la hoja de ruta exigida en determinados transportes públicos de viajeros por carretera y el documento de control administrativo aplicable a transportes públicos de mercancías contratados por escrito.

La Resolución utiliza DeCA como categoría técnica general para los documentos electrónicos de control administrativo. En viajeros, Hoja de Ruta sigue siendo la denominación jurídica y HeRU —Hoja electrónica de Ruta— es la denominación empleada por el Ministerio en sus materiales operativos de 2026.

• Viajeros: revisar la Hoja de Ruta y sus excepciones conforme a la Orden FOM/1230/2013.
• Mercancías: revisar el documento de control y su ámbito conforme a la Orden FOM/2861/2012.
• La digitalización cambia el soporte exigido; no elimina las excepciones ni convierte ambos documentos en uno solo.

Qué debe poder hacer el sistema

La Resolución de 5 de junio de 2026 define un mínimo técnico común para las aplicaciones que generan y gestionan estos documentos. El objetivo no es producir una imagen del papel, sino un documento electrónico accesible, verificable y trazable.

• Generar antes del inicio efectivo un PDF nativo y legible de hasta 5 MB a partir de datos estructurados.
• Incluir un código QR que contenga una URL HTTPS única para descargar directamente el PDF, sin credenciales ni pasos intermedios.
• Registrar la fecha y hora de creación y de las modificaciones efectuadas.
• Conservar los datos anteriores o el fichero original cuando se produzcan cambios, según el método utilizado.
• Facilitar al conductor, antes del servicio, una copia electrónica o impresa con el QR, o el QR como fichero independiente.
• Mantener el documento disponible y conservarlo durante el plazo reglamentario, que con carácter general es de al menos un año.

Viajeros y mercancías no son lo mismo

La base tecnológica puede compartir generación, QR, URL, trazabilidad y conservación, pero la lógica de negocio debe respetar cada regulación. En viajeros importan, entre otros extremos, la empresa transportista, el contratante, el recorrido, el servicio, el conductor y el vehículo. En mercancías intervienen sujetos, envío, naturaleza y cantidad de la carga, origen, destino, fechas y matrículas en los términos aplicables.

Por eso conviene hablar de DeCA como marco técnico general y mantener las expresiones que identifican cada caso: Hoja de Ruta o HeRU para viajeros y documento de control o DeCA de mercancías para este último ámbito.

• No copiar un formulario de viajeros para resolver mercancías, ni a la inversa.
• No presentar HeRU como una marca o un producto separado de la gestión del servicio.
• No asumir que cualquier estándar o plataforma electrónica sustituye automáticamente los requisitos nacionales aplicables.

Cómo preparar la implantación

La preparación debe empezar por el proceso real, no por el PDF final. Conviene identificar quién introduce cada dato, cuándo se considera completo el servicio, quién puede modificarlo y cómo recibe el conductor la documentación correcta.

• Mapear los datos obligatorios y localizar su origen dentro de la operativa.
• Definir responsables, permisos y momento de generación antes de la salida.
• Probar el PDF, el QR y la descarga directa desde una conexión y un dispositivo diferentes.
• Simular correcciones para comprobar versiones, marcas temporales y conservación del estado anterior.
• Verificar la entrega al conductor y el acceso durante una inspección sin depender de una sesión administrativa.
• Establecer retención, copias, contingencias y soporte para incidencias durante el servicio.

Qué debe volver a comprobarse antes de la fecha

Esta guía refleja las fuentes oficiales consultadas el 14 de agosto de 2026. Antes de activar el proceso definitivo debe revisarse de nuevo el BOE, la Sede del Ministerio y cualquier instrucción aplicable para confirmar fechas, excepciones y posibles cambios posteriores.

También debe contrastarse el funcionamiento real en el entorno de producción: código HTTP, acceso al PDF, contenido del QR, ausencia de credenciales, tamaño del fichero, marcas temporales, modificaciones, entrega y conservación.